Geschäftsreisende, die nur für kurze Zeit für ihre Tätigkeiten in die USA reisen, beantragen oft unnötig ein Visum. Das kostet Zeit und Geld, denn die Beantragung eines Visums ist viel komplizierter und aufwendiger und dauert viel länger als die Beantragung eines ESTA . Während das ESTA innerhalb von 72 Stunden erteilt wird, dauert die Bearbeitung des Visumantrags im Normalfall 3 bis 4 Wochen und kann in Zeiten, in denen sehr viele Visumanträge bearbeitet werden müssen (oft kurz vor und während der Urlaubszeit) auch 1 bis 2 Monate dauern. Auch wenn das Visum einige Vorteile hat,  ist es daher trotzdem empfehlenswert, vor der Antragstellung zu prüfen, ob überhaupt ein Visum erforderlich ist.

Ein ESTA reicht oft aus

Geschäftsreisende mit einem deutschen, österreichischen oder Schweizer Reisepass benötigen grundsätzlich kein Visum. Sowohl Deutschland, als auch Österreich und die Schweiz nehmen am Visa Waiver Programm der Vereinigten Staaten teil. Reisende aus diesen Ländern, die kein Arbeitsverhältnis in den USA eingehen, können mit einem ESTA 90 Tage in den USA bleiben. Sie können an Geschäftstreffen, Netzwerken, Kundenbesuchen und anderen Arten von Treffen und Konferenzen teilnehmen. Viele Geschäftsreisende sind sich dessen jedoch nicht bewusst; man kann mit einem ESTA in den USA arbeiten, sofern kein Beschäftigungsverhältnis mit einem US-amerikanischen Arbeitgeber eingegangen wird.

Wenn der Arbeitgeber beispielsweise einen Auftrag in den USA bekommen hat, kann der Arbeitnehmer mit einem ESTA bis zu 90 Tage bei einem US-amerikanischen Kunden arbeiten, solange er kein Beschäftigungsverhältnis in den USA eingeht. In diesem Fall ist es auch kein Problem, wenn die amerikanische Firma Rechnungen für die gelieferten Leistungen an den deutschen Arbeitgeber bezahlt. In der Praxis kommt das oft vor, wenn beispielsweise ein Produkt, das mit einer Dienstleistung verbunden ist, geliefert wird. Das deutsche Unternehmen verkauft ein Gerät oder eine andere Ware und ein/-e deutsche/-r Mitarbeiter/-in reist mit in die USA, um sicherzustellen, dass alles gut ankommt. Der/die Mitarbeiter/-in kann problemlos mit einem ESTA mitreisen und das Produkt vor Ort installieren und/oder testen.

In manchen Fällen ist ein Visum günstiger oder sogar erforderlich

Wie oben bereits beschrieben, reicht ein ESTA nicht aus, um ein Beschäftigungsverhältnis mit einem Unternehmen in den USA einzugeben; dafür benötigt man ein Arbeitsvisum. Der grosse Vorteil des Visums gegenüber dem ESTA ist, dass man mit dem Visum länger als 90 Tage (für die Geschäftsreise) in den USA bleiben kann, was mit dem ESTA nicht möglich ist.

Es gibt einige weitere Ausnahmen, bei denen das ESTA USA nicht ausreicht. Es ist mit einem ESTA beispielsweise nicht erlaubt, in den USA zu studieren, in ein Unternehmen in den USA zu investieren oder ein Unternehmen in den USA zu gründen. Auch für journalistische Tätigkeiten in den Vereinigten Staaten muss ein Visum beantragt werden. Außerdem gelten einige allgemeine Voraussetzungen für die Einreise mit einem ESTA, das ESTA ist schließlich Sicherheitsmaßnahme. Falls eine der Sicherheitsfragen im ESTA-Formular mit „Nein“ beantwortet werden muss, zum Beispiel, weil man in den Jahren seit 2011 im Iran, Irak in Syrien, im Sudan, im Jemen, in Libyen, in Nordkorea oder in Somalia war, kann man kein ESTA erhalten und muss ein Visum beantragt werden.